banner khoahoc

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh

Lượt xem: 2,747

I. Đặc điểm của e-mail

1. Cách trình bày đơn giản

 Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng và tính chất thông tin đa dạng.

2. Cách lưu trữ dữ liệu

  Việc nhận thông điệp bằng e-mail giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong phần cứng và phần mềm máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn.

3. Chi phí

 Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet để truyền tải thông tin ngày càng nhiều, nên chi phí e-mail phần nào tùy thuộc vào việc làm việc trực tuyến ít hay nhiều.

4. Truyền cùng một thông điệp đến nhiều người

 Trường hợp gửi cùng một thông điệp đến nhiều người, bắt buộc người gửi phải ghi họ tên từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng  đối với e-mail, đơn giản chỉ dùng CC.

5. Hình thức văn bản

  Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail gần với ngôn ngữ nói hơn ngôn ngữ viết. Chẳng hạn như những câu thăm hỏi về thời tiết cũng được lược bớt, thay đổi lối viết văn chương bằng cách diễn đạt đơn giản tiện cho việc đọc trên màn hình máy vi tính …

II. Cách viết e-mail

Có 2 hình thức viết e-mail: trang trọng và thân mật

Đối với hình thức e-mail trang trọng:

1.      CC, BCC, Return Receipt

  •  To: địa chỉ của người nhận e-mail.
  •  CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Việc gửi bản sao văn bản đến địa chỉ của người nhận là cách dùng khi muốn chuyển đến nhiều người. Khi nhận e-mail, người nhận sẽ hiểu rằng thông tin được truyền tải đến nhiều người. Tác dụng của nó thuận tiện nhưng không cần thiết khi gửi đến nhiều người không có liên quan.
  •   BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng giống như CC, nhưng BCC hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, nên tránh lạm dụng cách gửi này.
  •  Subject: Chủ đề của e-mail đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc của người nhận.
  • Attachment: Tài liệu kèm theo.
  •  Return Receipt: Xác nhận đã nhận thư. Đây là cách chứng minh người nhận đã nhận được e-mail.

2.  Subject

  • Thông thường ta sẽ nhận được rất nhiều e-mail, nên có thể đọc lướt qua chủ đề để hiểu sơ lược nội dung và quyết định đọc e-mail nào trước.
  •  Đặc điểm của chủ đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng trong nội dung.
  •  Khi ta đưa vào e-mail những thông tin không rõ ràng, người nhận sẽ không có ý muốn “Reply”.
  •  Tình huống khẩn cấp “Urgent” chỉ dùng khi thật sự cần thiết.

3.  Thể hiện sự tôn trọng

  •  Trong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt buộc phải thay đổi cách xưng hô, ta không dùng Dear để gọi tên mà bắt đầu bằng cụm từ xưng hô và tên như Ms. Baker hoặc John, ví dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John.
  • Trường hợp không rõ giới tính của người nhận thì dùng cách gọi tên đầy đủ như Dear Pat Joners.
  •  Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta không thê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên.
  • Nếu không biết tên riêng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ.
  • Dear Sir / Madam
  •  Đối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thể dùng như sau:
  •  Dear Customer Service
  • Dear Human Resources Manager
  • Dear Marketing Director
  •  Đối với nữ, dùng Mrs. để gọi người lớn tuổi.
  •  Nếu người nhận có học vị tiến sĩ thì không cần phân biệt giới tính, ta có thể dùng Dr. (Dr. Franklin)

4.      Phần nội dung

  •  Bắt đầu bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thiệu mình, rồi sau đó mới giải thích cho người nhận biết rõ nguồn gốc của mình, lý do gửi e-mail.
  • Phần nội dung dài hay ngắn tùy theo mục đích diễn đạt của người gửi.
  •   Trước hết hãy viết việc quan trọng, không nhất thiết phải viết những câu chào hỏi thông thường về sức khỏe, tình hình thời tiết mà nên đi thẳng vào vấn đề quan trọng. Nếu có nhiều sự việc quan trọng thì hãy trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng.
  •  Khi chuyển sang ý mới, ta cần ngắt dòng để người nhận không cảm thấy khó khăn trong việc đọc nắm ý.
  •  Khi đề cập đến nội dung cần bàn bạc, thảo luận thì nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sự.

Nếu bạn cảm thấy bài viết hay và hữu ích, hãy LIKE hoặc SHARE để mọi người cùng đọc nhé ^^

Để học thêm các kiến thức thú vị và bổ ích khác, các bạn đăng kí theo Link bên dưới!

KHÁM PHÁ PHƯƠNG PHÁP HỌC TẨY NÃO T.O.M.E HIỆU QUẢ CAO

Gửi lời bình của bạn


Hoặc gửi comment bằng facebook tại đây:

ĐĂNG KÝ HỌC

MIỄN PHÍ

Lịch làm việc:

Từ thứ 2 đến thứ 7:
8:00 AM - 9:00 PM

Đường dây nóng:

Ms Phương: 0975 414 055
Văn phòng: (08) 3720 5700

Nhiệm vụ

Anh Ngữ Tome ra đời với nhiệm vụ giúp cho 100 ngàn người Việt Nam có thể giao tiếp tốt bằng tiếng Anh, đóng góp vào công cuộc phát triển đất nước.

Cam kết

Luôn giữ được tinh thần truyền lửa cho học viên. Tạo ra những giờ phút học tập vui vẻ, thoải mái, bổ ích cho mọi người.

Trách nhiệm

Đảm bảo chất lượng giảng dạy của giáo viên, chăm sóc học viên tận tình, chu đáo. Theo dõi sát sao tiến độ học tập của từng học viên.